Definisi Surat Tercatat adalah surat yang dialamatkan kepada penerima dan dapat dibuktikan dengan tanda terima dari penerima dengan menyebutkan tanggal penerimaan.
| No. | Panggilan/pemberitahuan surat tercatat | |
| Kondisi | Solusi | |
| 1. | Jika pihak berada di tempat tinggal | a. Jika pihak bersedia menerima dan menandatangani tanda terima, maka petugas menyerahkan surat kepada pihak. b. Jika pihak tidak bersedia menerima dan/atau menandatangani tanda terima, maka petugas membuat bukti/informasi penerimaan yang berisi: – keterangan pihak tidak bersedia menerima dan/atau menandatangani tanda terima; dan – petugas mengembalikan surat kepada pengadilan (retur). |
| 2. | Jika pihak sedang tidak ada di tempat tinggal | a. Jika alamat tujuan adalah rumah, petugas menyerahkan surat kepada orang dewasa yang tinggal serumah. Alternatif situasi: – Apabila orang dewasa bersedia menerima, maka petugas menitipkan surat dengan syarat: 1. Penerima bersedia difoto; 2. Penerima bersedia difoto kartu identitasnya; dan 3. Penerima bukan pihak lawan dalam perkara terkait. – Apabila orang dewasa tidak bersedia menerima dan/atau difoto, maka petugas menyampaikan surat kepada lurah/kepala desa/aparatnya. |
| b. Jika alamat tujuan adalah tempat tinggal dengan akses terbatas seperti apartemen/rusun/dsb, petugas cukup menyerahkan surat kepada resepsionis/petugas keamanan. Alternatif situasi: – Apabila resepsionis/petugas keamanan bersedia menerima, maka petugas menitipkan surat dengan syarat: 1. Penerima bersedia difoto; 2. Penerima bersedia difoto kartu identitasnya; dan 3. Penerima bukan pihak lawan dalam perkara terkait. – Apabila resepsionis/petugas keamanan tidak bersedia menerima dan/atau difoto, maka petugas menyampaikan surat kepada lurah/kepala desa/aparatnya. |
||
| 3. | Jika rumah pihak tidak berpenghuni | – Petugas melaksanakan pengantaran sebanyak dua kali pada hari yang sama atau pada hari berikutnya (jika tidak memungkinkan); – Apabila rumah masih tetap tidak berpenghuni, maka petugas memfoto rumah terkait. Selanjutnya, petugas menyampaikan surat kepada lurah/kepala desa/aparatnya. |
| 4. | Jika alamat pihak tidak ditemukan, pihak tidak tinggal di alamat tersebut, atau pihak telah meninggal dunia | – Petugas meminta keterangan lurah/kepala desa/aparatnya; – Petugas mengembalikan surat kepada pengadilan (retur); – Pengadilan melaksanakan panggilan umum/panggilan kepada ahli waris dalam hal pihak telah meninggal dunia. |
| No. | Informasi keterangan dalam surat tercatat | |
| Kondisi | Keterangan | |
| 1. | Jika pihak bersedia menerima dan menandatangani tanda terima | “Telah diterima langsung oleh pihak penerima” |
| 2. | Jika pihak tidak bersedia menerima dan/atau menandatangani tanda terima | “Penerima tidak bersedia menerima/tidak bersedia menandatangani*” |
| 3. | Jika surat diterima oleh orang dewasa yang tinggal serumah dengan pihak atau resepsionis/petugas keamanan | “Telah diterima oleh … (nama penerima) yang tinggal serumah dengan pihak penerima atau resepsionis/petugas keamanan* di apartemen/rumah susun/tempat tinggal lainnya yang sejenis*” |
| 4. | Jika petugas telah melaksanakan pengantaran sebanyak dua kali, memfoto rumah terkait, dan menyampaikan surat kepada lurah/kepala desa/aparatnya | “Telah diterima oleh … (nama penerima), lurah/kepala desa (termasuk aparat kelurahan/desa) … (nama kelurahan/desa terkait)* karena tidak bertemu dengan pihak penerima setelah dilakukan pengantaran sebanyak 2 (dua) kali” |
| 5. | Apabila alamat pihak tidak ditemukan sesuai keterangan lurah/kepala desa/aparatnya | “Alamat pihak penerima tidak ditemukan sesuai keterangan … (nama), lurah/kepala desa (termasuk aparat kelurahan/desa) … (nama kelurahan/desa terkait)*” |
| 6. | Apabila pihak tidak tinggal di alamat tujuan sesuai keterangan lurah/kepala desa/aparatnya | “Pihak penerima tidak tinggal di alamat yang dituju sesuai keterangan … (nama), lurah/kepala desa (termasuk aparat kelurahan/desa) … (nama kelurahan/desa terkait)*” |
| 7. | Apabila pihak telah meninggal dunia sesuai keterangan lurah/kepala desa/aparatnya | “Pihak penerima telah meninggal dunia sesuai keterangan … (nama), lurah/kepala desa (termasuk aparat kelurahan/desa) … (nama kelurahan/desa terkait)*” |
| No. | Sistematika keterangan dalam bukti/informasi penerimaan elektronik | |
| Kondisi | Sistematika | |
| 1. | Jika surat diterima oleh pihak | – Tanggal terima; – Identitas penerima; dan – Titik koordinat penerimaan (geotagging). |
| 2. | Jika surat diterima oleh orang dewasa yang tinggal serumah | – Tanggal terima; – Foto penerima; – Foto kartu identitas penerima; dan – Titik koordinat penerimaan (geotagging). |
| 3. | Jika surat diterima oleh resepsionis/petugas keamanan di tempat tinggal dengan akses terbatas | – Tanggal terima; – Foto penerima; – Foto kartu identitas penerima; dan – Titik koordinat penerimaan (geotagging). |
| 4. | Jika surat disampaikan kepada lurah/kepala desa/aparatnya | – Tanggal terima; – Identitas penerima; – Tanda tangan dan cap lurah/kepala desa/aparatnya. Jika menolak membubuhkan tanda tangan dan cap, petugas menambahkan keterangan: “Lurah/kepala desa (termasuk aparat kelurahan/desa) tidak bersedia membubuhkan tanda tangan dan cap”; dan – Titik koordinat penerimaan (geotagging). |
- Versi PDF Tabel Surat Tercatat
